سطح دسترسی مدرس، ادمین و پشتیبان آموزشگاه را چگونه تنظیم کنیم؟
کارهای تیم را به مجوزهای روشن تبدیل کنید و با حساب‌های جدا مطمئن شوید هر نفر به دوره‌ها و اطلاعات لازم دسترسی دارد.
مدرس دوره می‌خواهد تمرین جلسهٔ دوم را تصحیح کند. پشتیبان هم باید بفهمد چرا یکی از خریداران نمی‌تواند همان جلسه را باز کند. اگر برای هر دو نفر حساب ادمین بسازید، کارشان راه می‌افتد، ولی ممکن است همان حساب اجازهٔ تغییر قیمت، دیدن سفارش‌های دوره‌های دیگر یا گرفتن خروجی فهرست هنرجویان را هم داشته باشد. مدیریت دسترسی مدرس و پشتیبان از تفکیک همین کارها شروع می‌شود. اول مشخص کنید چه کسی باید چه عملی انجام دهد و روی کدام دوره یا پرونده. بعد با حساب همان نفر آن عمل را امتحان کنید.
در این راهنما، یک آموزشگاه فرضی با دو دوره، یک مدرس برای هر دوره، یک پشتیبان، یک مسئول مالی و یک مدیر داریم. نقش‌ها و مجوزهایی که در جدول می‌آیند نمونهٔ طراحی‌اند. هنگام انتخاب سامانه بررسی کنید هر جداسازی در پلن شما واقعاً امکان دارد. اگر برای برنامهٔ تیم، ثبت‌نام یا انتقال هم دنبال چک‌لیست هستید، نقطهٔ شروع مناسب راهنمای عملیات آموزشگاه آنلاین است.
نقش را از روی کارهای روزمره تعریف کنید
از هر همکار بخواهید سه کاری را که در هفتهٔ گذشته انجام داده نام ببرد. عنوان شغلی را یادداشت کنید، ولی تصمیم را بر مبنای عمل بگیرید. برای نمونه، پاسخ به سؤال آموزشی، اصلاح متن یک درس و دیدن تمرین سه عمل‌اند. کسی که فقط تمرین تصحیح می‌کند ممکن است نیازی به ویرایش درس نداشته باشد. در طرف دیگر، فردی که ساختار دوره را به‌روزرسانی می‌کند شاید مسئول نمره‌دادن نباشد. شرح کار روشن به شما نشان می‌دهد کجا یک نقش مشترک کافی است و کجا باید کار را به دو نفر سپرد.
برای هر عمل چهار جزء بنویسید. مشخص کنید انجام‌دهنده کیست، چه کاری می‌کند، روی چه چیزی کار می‌کند و تا کجا مجاز است. نمونهٔ کامل این است که مدرس دورهٔ الف، تمرین‌های گروه شنبهٔ همان دوره را می‌بیند و بازخورد می‌نویسد. حالا از همین جمله می‌توان سه آزمون ساخت. تمرین شنبه باید باز شود، تمرین گروه دوشنبه باید بسته بماند و مشاهدهٔ تمرین اجازهٔ تغییر قیمت نمی‌دهد. اگر سامانه فقط در سطح دوره مجوز دارد، اختلاف بین گروه‌ها را در ارزیابی ثبت کنید.
در هر کار بین دیدن، ویرایش، تأیید و اجرا فرق بگذارید. پشتیبان برای پاسخ به «سفارش من ثبت شده؟» به دیدن نتیجهٔ سفارش نیاز دارد. برگشت وجه یک عمل جداست. شاید پشتیبان فقط درخواست را ثبت کند، مسئول مالی سند پرداخت را بررسی کند و مدیر برای مبلغی بالاتر از سقف داخلی آموزشگاه تأیید بدهد. هرجا یک دکمه نتیجه‌ای مالی یا تغییری برای همهٔ هنرجویان دارد، آن را جداگانه در جدول بیاورید.
اگر نفرات کم‌اند، ممکن است یک نفر هم مدرس باشد و هم مسئول انتشار. هر دو وظیفه را در جدول ثبت کنید تا هنگام اضافه‌شدن نفر جدید معلوم باشد کدام مجوز باید منتقل شود. برای هماهنگی دربارهٔ مالک سرفصل و مسئول پاسخ‌گویی در یک دورهٔ مشترک، راهنمای مدیریت دوره با چند مدرس را کنار جدول نقش‌ها بخوانید.
یک ماتریس ساده برای تیم بسازید
جدول زیر نمونه‌ای برای آموزشگاه فرضی است. «محدود» یعنی مجوز به دوره، گروه یا پروندهٔ مشخص وصل است. «درخواست» یعنی فرد کار را به جریان می‌اندازد و نفر دیگری آن را اجرا می‌کند. «بازبینی» یعنی نتیجه را قبل از اجرا می‌بیند و نظر می‌دهد. نام ستون‌ها را با نام‌های واقعی تیم عوض کنید و برای خانه‌هایی که خواندنشان به توضیح نیاز دارد، شرط را کنار جدول بنویسید.
| کار | مدرس | پشتیبان | مالی | مدیر آموزشگاه |
|---|---|---|---|---|
| دیدن تمرین | محدود به گروه خود | ندارد | ندارد | فقط در صورت نیاز آموزشی |
| اصلاح درس پیش‌نویس | محدود به دورهٔ خود | ندارد | ندارد | دارد |
| انتشار درس برای هنرجویان | درخواست | ندارد | ندارد | دارد |
| بررسی وضعیت سفارش | ندارد | محدود به پرونده | دارد | دارد |
| تمدید استثنایی دسترسی | ندارد | درخواست | بازبینی در موارد مالی | دارد |
| بازگشت وجه | ندارد | درخواست | اجرا در سقف مصوب | تأیید بالاتر از سقف |
| خروجی فهرست هنرجویان | ندارد | ندارد | فقط گزارش مورد نیاز مالی | با ثبت دلیل |
| ساخت کاربر و تخصیص نقش | ندارد | ندارد | ندارد | دارد |
تصمیم هر خانه را با مثال امتحان کنید. اگر پشتیبان می‌تواند وضعیت سفارش را ببیند، بپرسید در همان صفحه چه اطلاعات دیگری نشان داده می‌شود. دیدن مبلغ و وضعیت سفارش ممکن است برای بررسی کافی باشد. اگر همان صفحه شماره تماس تمام هنرجویان را باز می‌کند، دامنهٔ دسترسی از نیاز روزمره گسترده‌تر است. در این حالت می‌توانید از نمای محدودتر، گزارش مشخص یا ارجاع به همکار دارای دسترسی استفاده کنید. مسیر جایگزین باید قابل انجام باشد و زمان پاسخ را هم در تمرین اندازه بگیرید.
برای خروجی فایل یک سطر مستقل نگه دارید. ممکن است سامانه اجازهٔ دیدن چند پرونده در صفحه را بدهد ولی همان نقش بتواند با یک کلیک اطلاعات همهٔ کاربران را ذخیره کند. آزمون جداگانه نشان می‌دهد آیا سقف دیدن و سقف خروجی یکی است. اگر مدیر برای ارسال فایل به واحد مالی مجوز دارد، مشخص کنید فایل کجا ذخیره می‌شود، چه ستون‌هایی برای حسابداری لازم‌اند و چه کسی نسخهٔ نهایی را دریافت می‌کند. این تصمیم را کنار نام گزارش ثبت کنید تا هر درخواست از ابتدا بررسی نشود.
دامنهٔ دسترسی را روی دوره و گروه تنظیم کنید
دو مدرس را در نظر بگیرید که هر دو عنوان شغلی یکسان دارند. مدرس اول به دورهٔ طراحی دسترسی دارد و مدرس دوم به دورهٔ عکاسی. در جدول شما عنوان هر دو «مدرس» است، ولی مجوزشان روی دو دورهٔ متفاوت اعمال می‌شود. اگر یکی برای یک جلسه مهمان دورهٔ دیگر باشد، نیازش را از همان جلسه بسنجید. شاید دسترسی به پوشهٔ تمرین همان جلسه کافی باشد. اگر سامانه اجازهٔ محدود کردن به جلسه را نمی‌دهد، از مدرس اصلی بخواهید تمرین نمونه یا گزارش ضروری را جدا آماده کند.
گروه‌ها را هم در تمرین جدا کنید. دورهٔ طراحی در دو نوبت برگزار می‌شود و مدرس مهمان فقط کارگاه نوبت اول را دارد. اگر هر دو نوبت تمرین هم‌نام دارند، برای آزمون نمونه‌هایی با نام واضح بسازید، مثلاً تمرین آزمایشی شنبه و تمرین آزمایشی دوشنبه. با حساب مهمان به جست‌وجوی هر دو تمرین بروید. سپس نشانی مستقیم تمرین دوشنبه را باز کنید. نتیجهٔ این دو تلاش را جدا ثبت کنید. نبودن نام تمرین در فهرست و بسته بودن خود صفحه دو شاهد متفاوت‌اند.
دامنهٔ پشتیبانی گاهی به پرونده محدود می‌شود. فرض کنید دو نفر به نوبت پیام‌ها را پاسخ می‌دهند. یکی مسئول ثبت‌نام جدید است و دیگری مسائل پخش را بررسی می‌کند. اگر در پایان روز پرونده‌ای باز می‌ماند، نفر بعدی باید بداند مشکل چیست، چه کاری انجام شده و قرار است چه چیزی را بررسی کند. لازم نیست تمام پیام‌ها یا سوابق پرداخت برای هر نفر در همان نما باز باشد. یک خلاصهٔ کوتاه و شناسهٔ سفارش در بسیاری از پرونده‌ها کار را راه می‌اندازد.
ثبت‌نام گروهی را با پروندهٔ تک‌نفره یکی نگیرید. وارد کردن ده هنرجو برای یک گروه، می‌تواند ده مجوز تازه بسازد. در نمونهٔ ثبت گروهی، مسئول ثبت‌نام فهرست را وارد می‌کند و یک نفر دیگر دوره و تاریخ پایان دسترسی را پیش از تأیید می‌بیند. دو حساب آزمایشی بسازید و ببینید ثبت هر دو واقعاً به همان دوره و همان بازه محدود می‌شود. راهنمای مدیریت دسترسی هنرجویان در فاکسیمون دربارهٔ سمت هنرجو است. در آزمایش نقش‌های تیم، توانایی هر حساب برای اعمال تغییر روی همان دسترسی‌ها را جدا بررسی کنید.
تغییرهای مهم را با مسیر تأیید روشن انجام دهید
یک درخواست عادی برای تمدید را از ابتدا تا انتها تمرین کنید. پشتیبان شناسهٔ سفارش و دلیل درخواست را ثبت می‌کند. اگر درخواست از یک توافق مالی می‌آید، مسئول مالی آن را بررسی می‌کند. مدیر تاریخ پایان تازه را وارد می‌کند و نتیجه را به پشتیبان خبر می‌دهد. پشتیبان به هنرجو تاریخ جدید را می‌گوید. در این تمرین، حساب پشتیبان را هم روی دکمهٔ تمدید آزمایش کنید. اگر دکمه قابل اجراست، ماتریس و دسترسی واقعی اختلاف دارند.
برای انتشار درس، ابتدا یک پیش‌نویس آزمایشی با یک فایل و یک تمرین بسازید. مدرس متن را اصلاح می‌کند و به مسئول انتشار خبر می‌دهد. مسئول انتشار صفحه را با حساب پیش‌نمایش باز می‌کند و سپس در محیط آزمایشی منتشر می‌کند. یک هنرجوی مجاز و یک هنرجوی بدون مجوز نتیجه را می‌بینند. اگر مدرس می‌تواند مستقیم درس را منتشر کند، مشخص کنید این رفتار با سیاست آموزشگاه سازگار است یا باید دسترسی نقش تغییر کند. اگر امکان اصلاح وجود ندارد، محدودیت را به عنوان شرط انتخاب سامانه نگه دارید.
برای بازگشت وجه از دادهٔ آزمایشی استفاده کنید. اگر آموزشگاه برای مبالغ مختلف مسیر متفاوت دارد، یک پرونده پایین‌تر و یکی بالاتر از سقف انتخاب کنید. برای هر دو، وضعیت سفارش و نتیجهٔ دسترسی را ثبت کنید. ممکن است ثبت برگشت وجه، مجوز دوره را خودکار تغییر دهد یا کار دوم به یک نفر دیگر ارجاع شود. نتیجه را از روی حساب هنرجو ببینید و زمان تغییر را یادداشت کنید. این مشاهده به پشتیبان کمک می‌کند پاسخ دقیق‌تری بدهد.
گاهی یک نفر باید برای چند ساعت کار نفر غایب را پوشش دهد. از قبل تعیین کنید چه کسی دسترسی موقت را می‌دهد، برای کدام دوره است و چه زمانی باید برداشته شود. پس از پایان زمان، با همان حساب یک بار صفحه را باز کنید و ببینید اجازهٔ تغییر هنوز برقرار است یا خیر. اگر سامانه پایان خودکار ندارد، مسئول برداشتن مجوز و زمان آزمون را در یک کار پیگیری ثبت کنید.
با حساب‌های جدا هم اجازه و هم محدودیت را امتحان کنید
برای نمونه، چهار حساب بسازید. حساب مدرس الف، مدرس ب، پشتیبان و مدیر. برای سفارش یا تمرین هم از نام و شناسهٔ ساختگی استفاده کنید. هر حساب را در نمایهٔ مرورگر جدا یا پس از خروج کامل باز کنید. بالای جدول آزمون نام حساب، زمان و محیط را بنویسید. وقتی نتیجه‌ای عجیب به نظر می‌رسد، اول حساب فعال را بررسی کنید. اگر هنوز جلسهٔ مدیر باز مانده باشد، دسترسی بیش از حدی را به نقش مدرس نسبت می‌دهید.
| حساب آزمایشی | عمل | نتیجهٔ مورد انتظار |
|---|---|---|
| مدرس الف | بازکردن تمرین گروه خود | نمایش تمرین و امکان نوشتن بازخورد |
| مدرس الف | بازکردن نشانی مستقیم تمرین دورهٔ ب | نمایش پیام محدودیت یا ارجاع امن |
| پشتیبان | دیدن وضعیت یک سفارش ارجاع‌شده | نمایش اطلاعات لازم همان پرونده |
| پشتیبان | تغییر قیمت دوره یا گرفتن خروجی کامل | جلوگیری از انجام عمل |
| مدیر | تأیید انتشار درس آزمایشی | درس برای هنرجوی دارای مجوز باز شود |
| مدرس ب پس از لغو نقش | بازکردن صفحه‌ای که قبلاً باز بوده | درخواست تازه برای داده یا ذخیره مسدود شود |
در هر مورد دو چیز را بررسی کنید. اول پیام یا نتیجه‌ای که حساب همکار می‌بیند. دوم نتیجه‌ای که در داده ثبت می‌شود. ممکن است روی صفحه خطا ببینید ولی بعد از بازکردن دوبارهٔ پرونده معلوم شود بخشی از تغییر انجام شده است. برعکس، ممکن است صفحه پیام موفقیت نشان دهد ولی هنرجو هنوز درس را نبیند. در تمرین ثبت‌نام، بعد از عمل از حساب هنرجو وارد شوید. در تمرین ویرایش، نسخهٔ درس را دوباره از یک حساب دیگر بخوانید.
وجود یا نبودن دکمه تنها یک نشانه است. اگر هنگام آزمون برای عمل محدود دکمه‌ای نمی‌بینید، نشانی مستقیم صفحهٔ مربوط را هم با همان حساب باز کنید. اگر سامانه امکان وارد کردن فایل، گرفتن گزارش از منوی جدا یا انجام همان کار در موبایل را دارد، مسیرهای موجود را روی دادهٔ آزمایشی بررسی کنید. برای هر موردی که حساب شما یا محیط آزمون در اختیار ندارد، نتیجه را «آزمایش‌نشده» بنویسید. در گزارش خرید، نتیجهٔ دیده‌شده در دموی فروشنده را با آزمون انجام‌شده در حساب خودتان جدا بیاورید.
برای بررسی شناسه‌ها، یک سفارش با همان نام هنرجو در دوره‌ای دیگر بسازید. پشتیبان باید بتواند پروندهٔ درست را از روی شمارهٔ سفارش و دوره تشخیص دهد. اگر نتیجهٔ جست‌وجو دو پرونده نشان می‌دهد، ببینید کدام فیلدها برای انتخاب دقیق کافی‌اند. بعد بررسی کنید باز کردن پروندهٔ دوم مجاز است یا فقط پرونده‌ای که به حساب ارجاع شده باز می‌شود. با این تمرین، هم کار روزمرهٔ پشتیبان را می‌سنجید و هم مرز اطلاعات هر پرونده را.
خروج همکار، جابه‌جایی نقش و ثبت تغییر را تمرین کنید
مدرس مهمان کارش را تحویل داده است. پیش از برداشتن نقش، فهرست تمرین‌های بی‌پاسخ و پیش‌نویس‌های تحویل‌نشده را پیدا کنید و مسئول بعدی را تعیین کنید. سپس با یک حساب مدیریتی نقش مهمان را بردارید. اگر کاربر هم‌زمان برای دورهٔ دیگری مدرس است، همان حساب را با هر دو دوره آزمایش کنید. دسترسی دورهٔ پایان‌یافته باید بسته شود و امکان انجام کار مجاز در دورهٔ فعال باقی بماند. از حساب هنرجو هم یک تمرین را باز کنید تا معلوم شود تغییر نقش تیم جریان آموزش را قطع نکرده است.
لغو دسترسی را در مرورگری که از قبل صفحه‌ای را باز کرده نیز امتحان کنید. ممکن است محتوای از پیش بارگذاری‌شده تا بستن صفحه روی نمایشگر باقی بماند. آزمون کنید آیا درخواست بعدی برای ذخیره، بارگیری داده یا دیدن صفحهٔ تازه رد می‌شود. برای گزارش نتیجه، این دو مشاهده را جدا کنید. اگر در همان نشست هنوز می‌توان عمل تازه انجام داد، زمان و شرایط را ثبت کنید تا مسئول سامانه بتواند آن را بازسازی کند.
برای تغییرهای حساس دنبال چند شاهد مشخص باشید. چه حسابی عمل را انجام داده، روی کدام سفارش یا دوره، در چه زمانی و با چه نتیجه‌ای. اگر تغییر نیاز به تأیید داشته، تأییدکننده هم معلوم باشد. تمرین کنید یک نفر که در پرونده نبوده بتواند از روی این اطلاعات پاسخ دهد چه کسی تاریخ دسترسی را تغییر داده است. اگر گزارش خود سامانه این جزئیات را ارائه نمی‌کند، ثبت درخواست در فرایند داخلی ممکن است برای پیگیری کمک کند. در ارزیابی بنویسید کدام شاهد از سامانه آمده و کدام را تیم دستی ثبت می‌کند.
دسترسی را پس از تغییر مسئولیت بازبینی کنید. برای مثال، پشتیبان تازه به واحد مالی منتقل شده و دیگر مسئول پیام‌های دوره نیست. کارهای جدید او و تاریخ شروعشان را مشخص کنید، مجوزهای قدیمی را بردارید و با همان حساب یک عمل مجاز مالی و یک عمل پشتیبانی قدیمی را بیازمایید. اگر برای چند روز هر دو وظیفه را دارد، دورهٔ هم‌پوشانی را ثبت کنید و یک تاریخ برای پایان آن بگذارید. این جزئیات کمک می‌کند دسترسی‌های موقت بعد از تحویل کار باقی نمانند.
ترکیب دو نقش را روی همان حساب بسنجید
گاهی دو نقش روی یک حساب جمع می‌شوند. مدرس دورهٔ الف ممکن است برای دورهٔ ب مسئول پاسخ فنی باشد. ابتدا هر نقش را جدا امتحان کنید. سپس هر دو را به حساب آزمایشی بدهید و چهار کار انجام دهید. حساب باید بتواند تمرین دورهٔ الف را تصحیح کند و پروندهٔ ارجاع‌شده در دورهٔ ب را ببیند. در مقابل، نباید از راه نقش پشتیبان به تمرین دورهٔ ب دسترسی پیدا کند یا از راه نقش مدرس سفارش‌های دورهٔ الف را باز کند. مجوز مربوط به یک دوره باید همراه همان کار تفسیر شود.
اگر نتیجهٔ ترکیب از نتیجهٔ آزمون جدا متفاوت بود، همان حساب را با یک تغییر کوچک دوباره امتحان کنید. ابتدا نقش پشتیبان را بردارید و دسترسی آموزشی را بسنجید. بعد نقش پشتیبان را برگردانید و دورهٔ مربوط به آن را عوض کنید. نتیجهٔ هر بار را با نام دو نقش و نام دو دوره ثبت کنید. این مقایسه کمک می‌کند تیم بفهمد مشکل از تعریف یک نقش، دامنهٔ دوره یا ترکیب هر دو آمده است.
دسترسی پیمانکار و حساب مشترک را تعیین تکلیف کنید
آموزشگاه برای زیرنویس سه جلسه از پیمانکار کمک می‌گیرد. ابتدا مشخص کنید پیمانکار برای انجام کار به چه چیزهایی احتیاج دارد. در این مثال، سه فایل ویدیو و زمان تحویل لازم‌اند. فهرست هنرجویان، گزارش فروش و صفحهٔ انتشار در شرح کار نیستند. اگر می‌توانید همان سه فایل را در یک مسیر جدا تحویل دهید، از پیمانکار بخواهید نسخه‌های زیرنویس را همان‌جا برگرداند. مدرس بعد از بررسی، فایل نهایی را به درس اضافه می‌کند. در تمرین تحویل، یک فایل خارج از مجموعه را هم امتحان کنید و ببینید پیمانکار از همان مسیر به آن می‌رسد یا خیر.
اگر پیمانکار به پنل نیاز دارد، حساب جدا برایش تعریف کنید. پیش از شروع، از همان حساب یکی از درس‌های تعیین‌شده را باز کنید و یک درس خارج از کار را هم بررسی کنید. تاریخ پایان همکاری، مسئول برداشتن نقش و محل تحویل فایل‌ها را بنویسید. روز پایان، نسخه‌های تحویلی را به نام جلسه تطبیق دهید. سپس دسترسی حساب را بردارید و یک بار دیگر نشانی مستقیم درس را با آن امتحان کنید. اگر فایل‌ها از مسیر دیگری هم در دسترس‌اند، بسته شدن همان مسیر را جدا بررسی کنید.
در تیمی که با حساب مشترک کار می‌کند، پیدا کردن انجام‌دهندهٔ یک تغییر دشوار می‌شود. مثال ساده این است که دو پشتیبان شیفتی با یک حساب کار می‌کنند و یکی تاریخ دسترسی را تغییر می‌دهد. اگر تنها نام حساب مشترک در گزارش بیاید، نفر بعدی نمی‌داند دلیل تغییر را از چه کسی بپرسد. برای تمرین، دو حساب جدا بسازید و یک پرونده را از پشتیبان صبح به پشتیبان عصر تحویل دهید. بررسی کنید نفر دوم تاریخچهٔ لازم را دارد و رویداد جدید به نام خودش ثبت می‌شود. اگر پلن حساب جدا برای هر همکار ندارد، آن را در برگهٔ تصمیم همراه با تعداد نفرات و اثرش بر پیگیری تغییرها ثبت کنید.
نتیجه را به یک برگهٔ قابل تصمیم تبدیل کنید
در جلسهٔ جمع‌بندی برای هر ردیف ماتریس یکی از این وضعیت‌ها را بگذارید. «قبول» یعنی حساب درست، عمل درست را در دامنهٔ تعیین‌شده انجام داده و عمل خارج از دامنه بسته بوده است. «نیازمند اصلاح» یعنی تنظیم یا نتیجه با انتظار تفاوت دارد و دلیل اختلاف مشخص است. «آزمایش‌نشده» یعنی یکی از حساب‌ها، داده‌ها یا مسیرهای لازم در اختیار تیم نبوده است. نام پلن و تاریخ تمرین را روی برگه بنویسید تا بعداً بدانید آزمون در چه شرایطی انجام شده است.
برای هر اختلاف یک تصمیم اجرایی ثبت کنید. فرض کنید مدرس می‌تواند فایل تمرین دورهٔ دیگر را ببیند و محدود کردن نقش به دوره در پلن آزمایشی پیدا نمی‌شود. از فروشنده دربارهٔ همین سناریو و همان پلن بپرسید و نتیجه را با دو حساب دوباره ببینید. اگر تا زمان تصمیم نتیجه مشخص نیست، مسئول خرید باید بداند این شرط هنوز باز است. در مقابل، اگر فقط جای دکمه برای پشتیبان مبهم است و محدودیت حساب درست کار می‌کند، آموزش کوتاه تیم می‌تواند کافی باشد.
به هر نقش یک نمونهٔ ساده از کار روز اول بدهید. به مدرس بگویید از کجا تمرین گروه خودش را پیدا کند و تغییر درس را چگونه برای انتشار بفرستد. به پشتیبان بگویید با شماره سفارش به کدام نما برود و تمدید را به چه کسی ارجاع دهد. به مسئول مالی بگویید تا کدام سقف اجازهٔ اجرا دارد و تأیید کجا ثبت می‌شود. از هر نفر بخواهید یک مورد ساختگی را بدون کمک مدیر انجام دهد. هرجا همکار برای پیش رفتن به حساب مدیر احتیاج پیدا کرد، علت را ثبت کنید و جدول را اصلاح کنید.
در آخر، نسخهٔ نهایی جدول و نتیجهٔ تمرین را کنار هم نگه دارید. تغییر پلن، اضافه‌شدن مدرس، شروع همکاری سازمانی و انتقال دوره به محیط تازه زمان‌های خوبی برای تکرار نمونه‌های اصلی‌اند. سه عمل را هر بار اجرا کنید. یک کار عادی باید انجام شود، یک عمل خارج از دامنه باید بسته بماند و یک مجوز لغوشده باید در درخواست بعدی اثر کند. با این سه مشاهده، تیم می‌تواند بفهمد آیا دسترسی واقعی هنوز با تقسیم کارش هماهنگ است.